Kasa fiskalna a zwrot lub reklamacja towaru

Zwrot towaru lub reklamacja produktu bądź usługi to w dzisiejszych czasach normalna rzecz. Wiele firm gwarantuje swoim klientom skorzystanie z takiego prawa. Sprawa zaczyna się jednak komplikować wtedy, gdy sprzedaż produktu lub usługi została wcześniej zarejestrowana za pomocą kasy bądź drukarki fiskalnej. Podatnik nie może bowiem „wykasować” tego zdarzenia z pamięci danego urządzenia. Dlatego też do uwzględniania zwrotów i reklamacji niezbędna jest dodatkowa ewidencja.

Zacznij od stworzenia dokumentacji

Żadne urządzenie fiskalne nie pozwala na usuwanie ze swojej pamięci zarejestrowanych transakcji. W związku z tym, w celu prawidłowego ujęcia korekty sprzedaży w dokumentacji księgowej firmy, np. w księdze przychodów i rozchodów, podatnik musi stworzyć ewidencję zwrotów i reklamacji. Do prowadzenia wspomnianej dokumentacji można wykorzystać różne formy – zarówno najzwyklejszy zeszyt, jak i segregator albo teczkę. Innymi słowy, ustawodawca postawia w tej kwestii pewną dowolnością.

Niemniej, w przypadku tak ważnej ewidencji, z pewnością warto zadbać o jak największy porządek w dokumentach. Dlatego też dobrym pomysłem jest stworzenie osobnego segregatora lub zeszytu dla każdej z kas, która jest stosowana w firmie. Co więcej, dokumentację można odpowiednio podpisać i dołączyć do niej dane dotyczące konkretnej działalności gospodarczej. Nie jest to oczywiście obowiązkowe, ale na pewno ułatwi późniejsze uwzględnianie zwrotów i reklamacji w rachunkach firmowych.

Pamiętaj o sporządzaniu odpowiednich wpisów

Polskie przepisy jednoznacznie określają to, jak powinny wyglądać adnotacje umieszczane w ewidencji zwrotów i reklamacji. Aktualnie szczegółowo definiuje to Rozporządzenie Ministra Finansów z 14 marca 2013 roku (w sprawie kas rejestrujących). Zgodnie z wspomnianym aktem prawnym, podatnik musi zawrzeć w każdym wpisie m.in. następujące informacje: datę dokonania sprzedaży, nazwę towaru lub usługi, termin zwrotu lub reklamacji, wartość brutto oraz wysokość należnego podatku. Co więcej, do każdej adnotacji trzeba koniecznie dołączyć 2 dokumenty: potwierdzenie zarejestrowania transakcji (najczęściej będzie to po prostu paragon fiskalny) i protokół przyjęcia zwrotu bądź reklamacji, który zostanie wcześniej podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.