Jakie znaczenie ma książka serwisowa?

By | 9 czerwca, 2016

Kasa fiskalna Posnet Bingo HS EJ

Podczas zakupu wybranego urządzenia fiskalnego otrzymujemy wraz z nim instrukcję oraz jeszcze jeden, szczególny dokument. Jest nim książka serwisowa. Nierzadko, przed wstąpieniem na „fiskalną drogę”, pojawiają się pytania: co to takiego? Czy jest w ogóle potrzebna? Tymczasem ten niepozorny dokument ma niezwykle duże znaczenie, zarówno dla naszego urządzenia rejestrującego, jak i całej działalności handlowej.

Jeśli ktoś uważa, że zakup i rejestracja urządzenia fiskalnego załatwia sprawę wymogów prawnych, określonych przez Ministerstwo Finansów – to jest zwyczajnie w błędzie. Przed przedsiębiorcą stoją bowiem obowiązki, o które musi zadbać w trakcie prowadzenia działalności handlowej. Oprócz wystawiania i wydawania klientom dowodów sprzedaży, należy do nich: wykonywanie raportów dobowych i miesięcznych, przechowywanie kopii wydrukowanych paragonów, zgłaszanie urządzenia fiskalnego na przeglądy techniczne czy właśnie – posiadanie prawidłowo wypełnionej książki serwisowej. Dziś poświęcimy uwagę ostatniej z wymienionych kwestii.

„Fiskalny dokument personalny”

Czym jest książka serwisowa? To coś w rodzaju „paszportu” przedsiębiorcy. Znajdziemy w nim wszystkie niezbędne informacje, dotyczące naszej kasy bądź drukarki fiskalnej – takie jak nazwa i model urządzenia, a także jego numer fabryczny oraz numer unikatowy. Ponadto, jak sama nazwa wskazuje, dokument zawiera zapisy ze wszystkich przeglądów i interwencji serwisowych, jakie zostały przeprowadzone na naszym urządzeniu fiskalnym. Dlatego też w książce są: adres firmy, która przeprowadziła fiskalizację (bo zazwyczaj to samo przedsiębiorstwo jest odpowiedzialne za dalszą opiekę nad naszą kasą lub drukarką), informacje związane z producentem tego, konkretnego modelu, a także dane serwisanta podstawowego i rezerwowego.

Gdzie urządzenie fiskalne – tam i książka serwisowa

Jakie wymagania są związane z tym dokumentem? Przede wszystkim, książka serwisowa musi być zawsze dostępna do wglądu w ustalonym miejscu pracy kasy bądź drukarki fiskalnej – chodzi o adres lokacji podany w zgłoszeniu przedinstalacyjnym, złożonym do Urzędu Skarbowego w ramach rejestracji. Co więcej, musi się znajdować tam przez cały okres użytkowania urządzenia fiskalnego. Czemu? Ponieważ przy każdej wizycie organów skarbowych czy serwisanta jesteśmy zobowiązani do okazania tego dokumentu, jeżeli zostanie wyrażona taka prośba. Książka serwisowa to jakby kolejny element układanki, określającej podstawę prawidłowości prowadzonej przez nas ewidencji. Stanowi również gwarancję pewności co do wiedzy na temat wszelkich działań dokonanych na urządzeniu fiskalnym. Dlatego każda interwencja serwisu powinna się zakończyć odpowiednim wpisem do książki. Wpisy te potrafią być skrupulatnie sprawdzane przez Urząd Skarbowy podczas niespodziewanej kontroli. Ponadto, jeśli już mowa o przechowywaniu, to podobnie, jak kopie wystawionych paragonów czy raporty dobowe i miesięczne, książka serwisowa musi być zachowana jeszcze przez 5 lat od momentu zakończenia pracy na danym urządzeniu fiskalnym.

W przypadku zagubienia, zniszczenia i braku

Co należy zrobić? Oczywiście, niezwłocznie postarać się o wyrobienie jej duplikatu. W pierwszej kolejności powinniśmy pisemnie poinformować o tym zdarzeniu właściwy Urząd Skarbowy. Potem należy zwrócić się do producenta urządzenia fiskalnego z prośbą o wydanie drugiej książki serwisowej. Im szybciej wykonamy te czynności, tym lepiej dla nas – stwierdzenie braku tego dokumentu podczas kontroli organów skarbowych oznacza po prostu złamanie przepisów fiskalnych, wykroczenie, prowadzące do różnych i przykrych konsekwencji: odebrania ulgi za zakup urządzenia fiskalnego, niezgody serwisu na konserwację i naprawę naszej kasy bądź drukarki rejestrującej, a nawet podważenia prawidłowości prowadzonej ewidencji, kończącego się też nałożeniem kar pieniężnych. Zatem, podsumowując – skoro książka serwisowa jest w świecie fiskalnym tak bardzo ważna, dobrze zadbać o jej odpowiednie uzupełnianie oraz bezpieczne przechowywanie.

One thought on “Jakie znaczenie ma książka serwisowa?

  1. KatarzynkA

    Na szczęście ja bezpiecznie przechowuję książkę serwisową, w dobrym do tego miejscu i nigdy nie musiałam borykać się z procedurą uzyskiwania duplikatu 🙂 ale dobrze, że jest taka możliwość i że mówi się o tym, jak wyrobić kopię.

    Reply

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

CAPTCHA: *