Prowadzenie ewidencji to w przypadku stosowania kasy fiskalnej kluczowe sformułowanie. Niemniej, nie w każdym przypadku odnosi się to do samego rejestrowania sprzedaży. Przykładowo: podatnicy korzystający z kas fiskalnych, którzy uznają zwroty i reklamacje towarów bądź usług, muszą również prowadzić dodatkową ewidencję, dotyczącą właśnie tego zagadnienia. Na czym konkretnie to polega i o jakich wymogach trzeba pamiętać?
Nie da się tego zrobić na urządzeniu fiskalnym…
Już na początku warto z całą mocą zaznaczyć, że zwrotów towarów i uznanych reklamacji produktów bądź usług nie ewidencjonuje się na samym urządzeniu, które wcześniej posłużyło do wystawienia paragonów fiskalnych. Żadna kasa czy drukarka rejestrująca nie posiada takiej funkcjonalności. Byłoby to wręcz niezgodne z obowiązującymi przepisami fiskalnymi. Co więcej, ze stosowanego urządzenia rejestrującego nie da się skasować informacji o transakcji, która dotyczyła zwróconego/zareklamowanego elementu asortymentu. Takie dane są na stałe zapisywane w pamięci fiskalnej kasy bądź drukarki.
Dlatego też podatnicy, którzy na co dzień korzystają z urządzeń fiskalnych, są zobligowani do prowadzenia ewidencji zwrotów i reklamacji. Obowiązek ten wynika z Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących.
Dokumentacja dotycząca zwrotów i reklamacji
Czy dokumentacja dotycząca zwrotów i reklamacji musi mieć konkretną formę? W obowiązujących przepisach fiskalnych nie ma o tym w ogóle mowy. Innymi słowy, co do samej formy prowadzenia takiej ewidencji, przedsiębiorca dysponuje pełną dowolnością. Może wykorzystać do tego zarówno zwykły zeszyt, jak i teczkę lub segregator z wydrukami. Warto oczywiście zdecydować się na rozwiązanie, które będzie najwygodniejsze dla firmy i pozwoli na zachowanie porządku w całej dokumentacji. W tym celu można też np. dodatkowo oznaczyć zeszyt, teczkę czy segregator informacjami dotyczącymi firmy oraz stosowanego urządzenia fiskalnego.
Szereg danych na temat konkretnej transakcji
Wiemy już, że zwroty i reklamacje należy uwzględniać w odrębnej ewidencji, która może mieć dowolną formę. Co jednak z samymi wpisami do takiej dokumentacji? Okazuje się, że tutaj nie ma już mowy o żadnej dowolności. Przepisy jasno definiują, jakie informacje muszą się znaleźć w każdej adnotacji, która dotyczy zwrotu bądź reklamacji. A są to:
- data sprzedaży,
- nazwa towaru lub usługi, pozwalająca na jednoznaczną ich identyfikacji oraz, ewentualnie, opis towaru lub usługi, stanowiący rozwinięcie tej nazwy,
- termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji produktu bądź usługi,
- wartość brutto zwracanego towaru albo wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wysokość podatku należnego – w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży,
- zwracana kwota (brutto) oraz odpowiadająca jej wysokość podatku należnego – w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży,
- dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży (przeważnie będzie to paragon fiskalny),
- protokół przyjęcia zwrotu lub reklamacji, który zostanie podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.
Właśnie szykuję się do zakupu pierwszego urządzenia fiskalnego i zbieram informacje oraz teksty poradnikowe, dotyczące prowadzenia ewidencji i w ogóle pracy z takim urządzeniem. przyznam, że tekst – strzał w 10 ^^ właśnie szukałam odnośnie tych spraw wiadomośc, co się robi w takich okolicznościach. Dzięki!