Elektroniczna kopia – strzał w dziesiątkę czy przeżytek?

By | 1 grudnia, 2015

Novitus Soleo Plus E - kasa fiskalna z kopią elektroniczną

Dzisiejsze technologie handlowe to szeroki wybór nowoczesnych rozwiązań. Ich celem jest kreowanie nowych standardów obsługi urządzeń fiskalnych, jak również maksymalne usprawnienie sprzedaży. Jedne z nich znajdują zastosowanie w konkretnych rodzajach działalności, inne znów mają charakter uniwersalny, przez co zyskują wśród przedsiębiorców coraz więcej zwolenników. Tak jest w przypadku kas i drukarek rejestrujących, wyposażonych w elektroniczną kopię paragonów. Czy rzeczywiście warto w nią zainwestować? Przyjrzyjmy się jej cechom wspólnie…

Obowiązki i możliwości podatnika

Do obowiązków przedsiębiorcy korzystającego z kasy fiskalnej (takich, jak wykonywanie raportów dobowych i miesięcznych czy posiadanie właściwie wypełnionej książki serwisowej) należy przechowywanie kopii wystawionych paragonów przez okres 5 lat od końca roku obrachunkowego, w którym nastąpił wydruk. Ich brak może stać się dla organów skarbowych podstawą do zakwestionowania prawidłowości rejestrowanej sprzedaży, a więc i do nałożenia kary.

Dawniej jedynym wyjściem było przechowywanie wielu papierowych rolek, którym należało stworzyć odpowiednie, wręcz sterylne warunki. Niestety, paragony nie odznaczają się wysoką trwałością, a tymczasem muszą one zapewnić trwałość informacji przez kolejne lata. Ponadto, zdecydowanie więcej uwagi zabiera utrzymanie takich wydruków w porządku.

Pojawienie się na rynku branży fiskalnej „informatycznego nośnika danych kopii elektronicznej” – czyli, mówiąc potocznie, elektronicznej kopii paragonów – oznaczało dodatkowy, również zgodny z prawem sposób na spełnienie tego wymogu. Rozwiązanie to pozwala umieścić niezbędne informacje o zarejestrowanych transakcjach na niedużej, lecz pojemnej karcie pamięci (zazwyczaj SD lub microSD). Dzięki temu podatnik może zapomnieć o dyskomfortach towarzyszących gromadzeniu licznych, papierowych wydruków – urządzenie fiskalne pracuje z użyciem tylko jednej rolki, na której wystawia paragony przeznaczone dla klientów. To znowu upraszcza instalację materiałów eksploatacyjnych oraz powoduje obniżenie kosztów z nimi związanych. Co więcej? Dane zapisane w formie cyfrowej można w łatwy sposób zarchiwizować na komputerze, płycie DVD, pendrivie lub innym nośniku. Zatem opcja ta zapewnia przedsiębiorcy wygodę przeglądania i porządkowania dokumentacji oraz dodatkowe jej zabezpieczenie.

Wydaje się więc, że zapis elektronicznej kopii paragonów ma same plusy. Prawdą jest, że to rozwiązanie z pewnością podwyższa cenę kas i drukarek fiskalnych. Ponadto, nie zwalnia nas ono z czuwania nad prawidłową archiwizacją danych. Warto się jednak zastanowić, czy aby większy wydatek nie zwróci się w przyszłości, jednocześnie dając nam gwarancję efektywności i komfortu pracy.

Nie tylko duże, nie tylko drogie

Ale błędnym jest założenie, iż jedynie najdroższe i najbardziej zaawansowane urządzenia fiskalne posiadają elektroniczną kopię paragonów. Przykład? Kasa Farex Perła E i drukarka Novitus Deon E, które w stosunku do innych modeli kosztują niewiele, a przy tym posiadają wszystkie istotne funkcje i umożliwiają pracę mobilną. I tu przechodzimy do obalenia kolejnego mitu – nie tylko duże drukarki i kasy systemowe są wyposażone w tę opcję. Wręcz przeciwnie – elektroniczna kopia to przyjaciel miniaturyzacji i urządzeń o niewielkich gabarytach. Doskonałym tego dowodem są modele Posnet Mobile HS EJ i Posnet Temo HS EJ, najmniejsza kasa i najmniejsza drukarka na rynku – waga każdej z nich nie przekracza 400 g. Dlatego przedsiębiorca ma szansę określić swoje priorytety i zgodnie z nimi wybrać odpowiedni wariant, nie rezygnując z zapisu danych w formie cyfrowej.

Zbierając powyższe informacje, obserwacje, zalety i wady, ostatecznie dochodzi się raczej do wniosku, że elektroniczna kopia paragonów to rozwiązanie przydatne i korzystne. Nic więc dziwnego, że powoli ustanawia standardy współczesnych technologii sprzedaży, do czego przyczyniają się zarówno ich producenci, jak i użytkownicy.

5 thoughts on “Elektroniczna kopia – strzał w dziesiątkę czy przeżytek?

  1. wiktor

    Bardzo dobry tekst – właśnie zastanawiałem się, czy przyoszczędzić, czy jednak wziąć kasę z kopią elektroniczną. Jak widać, chyba jednak warto, tym bardziej, że kasa z elektroniczną kopią nie musi być taka droga…

    Reply
  2. Adam

    wedlug mnie, to w ogole niedlugo kasy i drukarki z kopia tradycyjna znikna z rynku

    Reply
  3. PiotrEk89

    Przerzucanie danych na komputer czy pendrive to swoja drogą, ale fakt że nie musze już trzymać stosu rolek papieru, tylko jeszcze zaoszczędzić pieniądze to jest mega sprawa!

    Reply
  4. KrysiA

    gdy ja zaczynałam pracować, to z kasą z kopią tradycyjną. jest solidna i dobrze się sprawuje, ale fakt…elektroniczna z pewnością ułatwiłaby kilka kwestii. przy następnym takim zakupie nie będę miała wątpliwości 🙂

    Reply
  5. Pedro

    wg mnie, jeśli już istnieje opcja tych +700 zł, to nie warto już tak „przycinać” na elektronicznej kopii. To się naprawdę zwraca po jakimś czasie, wiem, bo sam mam model z takim rozwiązaniem 🙂 a wygód z elektroniczną kopią co nie miara!

    Reply

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

CAPTCHA: *